Importare clienti da Excel senza portarsi dietro tutto il file
Importare un file Excel è facile. Il problema è capire che cosa vale davvero la pena importare. Dentro un file clienti ci sono quasi sempre cose diverse: aziende attive, vecchi contatti, doppioni, sedi scritte in modi differenti, righe incomplete e nomi che nessuno ricorda più. Per questo la nuova importazione di myPedro non prende il file e lo trasforma automaticamente nell’anagrafica. Prima controlli cosa contengono davvero le colonne. Poi decidi quali aziende devono entrare. Una alla volta.
di La squadra che costruisce myPedroPubblicato il 25 settembre 2026Rivisto il 25 settembre 20269 minuti di lettura
In breve
Un vecchio file clienti contiene spesso anche aziende chiuse, doppioni e contatti che non servono più.
Il nome di una colonna aiuta, ma per capire cosa contiene bisogna guardare i dati.
In myPedro una nuova azienda entra nell’anagrafica solo dopo essere stata scelta.
Non è necessario finire tutto in una volta: il file resta disponibile per 90 giorni dall’ultima apertura e il lavoro può continuare da telefono o computer.
Il file porta tutto; entra solo quello che una persona sceglie.
Il file è pronto, il portafoglio no
Per importare dei clienti servono un file Excel o CSV, i nomi delle colonne nella prima riga e un po’ di attenzione nell’abbinare ogni colonna al campo corretto.
Ma c’è un passaggio ancora più importante: decidere quali righe devono diventare davvero clienti di myPedro.
Immaginiamo che Giulia abbia appena preso la zona di un collega.
Le arriva un Excel con tremila righe.
Dentro ci sono clienti che ordinano regolarmente, aziende ferme da anni, due sedi della stessa società scritte in modo diverso, un negozio che nel frattempo ha chiuso e persino qualche fornitore finito nel file chissà quando.
Il giorno dopo Giulia deve partire per il suo primo giro.
La tentazione è comprensibile: importiamo tutto e poi sistemiamo.
È sicuramente il modo più veloce per finire l’importazione. Non è detto che sia il modo più veloce per lavorare nei mesi successivi.
Ogni azienda importata entra nelle ricerche, compare nelle anagrafiche e può diventare un punto da considerare quando si prepara un giro. Se una riga non serve, continuerà comunque a stare lì finché qualcuno non la sistema.
Per questo, davanti a un file di tremila righe, la domanda utile non è:
«Come faccio a importarle tutte?»
È:
«Quali di queste aziende fanno davvero parte del mio lavoro?»
Le altre possono tranquillamente restare nel file.
Un CSV salvato in Italia non è uguale agli altri
Il CSV sembra semplice: righe, colonne e valori separati da un carattere.
Nella pratica, però, basta passare un file da un computer all’altro per incontrare qualche sorpresa.
Un CSV può usare la virgola come separatore, ma Excel su un computer configurato in italiano utilizza spesso il punto e virgola perché la virgola viene già usata nei numeri decimali.
Quindi un file che si apre perfettamente sul computer di chi lo ha preparato non è detto che venga letto nello stesso modo altrove.
Ci sono poi informazioni che il CSV non conserva come farebbe un file Excel. Se una cartella contiene più fogli, per esempio, nel CSV ne viene esportato uno solo. Anche alcuni valori possono cambiare se Excel decide di interpretarli come numeri: un CAP che inizia per zero è il classico caso da controllare.
Prima di importare bastano poche verifiche.
Metti i nomi delle colonne nella prima riga.
Se puoi, usa il formato .xlsx: evita molti problemi legati ai separatori del CSV.
Scorri il file fino in fondo. Note, totali e righe lasciate lì per errore spesso si trovano dopo l’ultimo cliente vero.
Non preoccuparti delle colonne che non servono o che non riconosci: durante l’importazione puoi semplicemente lasciarle fuori.
Non serve invece passare ore a ripulire tutto prima di cominciare.
Molte decisioni sono più facili quando hai davanti una singola azienda con nome, città, indirizzo e gli altri dati disponibili, invece di una tabella con tremila righe tutte insieme.
Le colonne si confermano sui valori, non sui titoli
I nomi delle colonne aiutano, ma non sempre raccontano tutta la storia.
Una colonna chiamata «Rif.» potrebbe contenere il nome del referente commerciale oppure un codice del gestionale.
«Sede» potrebbe voler dire indirizzo, città o filiale.
«Zona» potrebbe indicare una provincia, un’area commerciale oppure una suddivisione interna dell’azienda.
Chi ha creato quel file probabilmente sa perfettamente cosa significano. Chi lo riceve, molto meno.
Per questo, quando si abbina una colonna di Excel a un campo di myPedro, conviene guardare anche qualche valore reale.
Se sotto «CAP» trovi 23854, 20121 e 24122, probabilmente l’abbinamento è corretto.
Se invece trovi Nord, Milano 1 e Lombardia Est, quella colonna racconta evidentemente qualcos’altro.
Non serve leggere centinaia di righe. Spesso ne bastano tre per capire cosa c’è dentro.
Le colonne a cui prestare più attenzione sono soprattutto quelle che permettono di riconoscere e trovare un’azienda: nome, indirizzo, città, CAP, partita IVA e codice del gestionale.
Se si sbaglia una di queste, l’errore non riguarda una sola azienda. Si ripete su tutto il file.
Una riga entra solo se qualcuno l’ha scelta
Controllare le aziende una per una richiede più tempo che premere «Importa tutto».
Ma quello è anche l’unico momento in cui si può decidere cosa deve davvero entrare nella propria anagrafica.
Ed è una differenza importante.
Un file commerciale può contenere dati raccolti negli anni, aziende che non si seguono più, contatti personali, numeri di telefono ed email che oggi non servono al lavoro di quell’agente.
Portarsi dietro tutto solo perché era già dentro Excel non rende l’anagrafica migliore.
Le aziende nuove
In myPedro le aziende vengono presentate per città, così è più semplice capire la zona che si sta controllando.
Se compare una città che non appartiene al proprio territorio, si può saltare.
Se invece compare un’azienda che non si riconosce, non bisogna decidere per forza in quel momento. Si può indicare «Non lo so adesso» e ritrovarla alla fine.
È meglio lasciare un dubbio aperto che trasformarlo subito in un cliente.
Quelle già presenti
Un altro caso frequente è trovare nel file un’azienda che esiste già in myPedro.
Se ha lo stesso codice gestionale, è abbastanza chiaro cosa sta succedendo: non stiamo aggiungendo un cliente nuovo, stiamo probabilmente aggiornando quello esistente.
Prima di farlo, però, è utile vedere cosa cambierà.
Ci sono poi i casi meno evidenti.
Stessa partita IVA ma nome scritto in modo diverso. Stesso telefono. Stessa email. Nomi molto simili. Due indirizzi differenti.
Potrebbe essere la stessa azienda.
Potrebbe essere un’altra sede.
Oppure potrebbero essere davvero due realtà diverse.
Qui un automatismo può aiutare a trovare la somiglianza, ma la decisione finale ha bisogno di qualcuno che conosca quei clienti.
Per myPedro l’indirizzo non è un dettaglio secondario.
Se un cliente deve entrare in un giro visite, bisogna sapere dove si trova.
Un nome senza via e senza una posizione utilizzabile può stare in un vecchio gestionale, ma serve molto meno quando bisogna organizzare una giornata sul territorio.
Per questo, se manca l’indirizzo, ci sono due possibilità: completarlo oppure lasciare quella riga nel file e occuparsene più avanti.
Che cosa fa myPedro, e che cosa lascia a te
Dal 23 settembre l’importazione clienti di myPedro segue proprio questa logica.
Si parte caricando un file Excel (.xlsx) o CSV, fino a 5.000 righe e 4 MB.
La prima scelta è semplice: quel file contiene clienti oppure prospect? La risposta vale per tutto il file.
Poi myPedro prova a capire come sono organizzate le colonne.
Il file completo viene letto dal sistema che gestisce l’importazione. Il modello utilizzato per aiutare con l’abbinamento vede invece soltanto i nomi delle colonne e le prime tre righe: non riceve tutte le anagrafiche presenti nel documento.
Se il CSV usa un separatore diverso da quello previsto, myPedro prova a riconoscerlo e lo segnala.
A quel punto inizia il controllo delle colonne più importanti.
Per ciascuna vengono mostrati alcuni valori reali del file. Se qualcosa non torna, per esempio una colonna indicata come CAP contiene molti valori che non sembrano CAP, myPedro lo segnala e, quando trova un’alternativa plausibile, la propone.
Poi si passa alle aziende.
Le nuove arrivano una carta alla volta, organizzate per città.
Per ognuna puoi scegliere:
«Sì, entra»
«No, resta nel file»
«Non lo so adesso»
Se una città non interessa, puoi saltarla interamente. I filtri aiutano inoltre a restringere il lavoro per provincia, CAP o presenza della partita IVA.
Ogni 25 scelte myPedro ti fa rivedere i nomi appena approvati. È un piccolo controllo prima di continuare, utile soprattutto quando il file è molto grande e dopo un po’ si tende inevitabilmente ad andare più veloci.
Le aziende che assomigliano a clienti già presenti vengono invece mostrate prima, affiancate all’anagrafica esistente.
myPedro indica anche perché le considera simili.
A quel punto sei tu a decidere se si tratta della stessa azienda, di un’altra sede oppure di due aziende diverse. Se non hai abbastanza informazioni, puoi rimandare la decisione.
Le righe che riportano il codice gestionale di un cliente già presente seguono ancora un’altra strada. Vedi il dato attuale e quello contenuto nel file, così puoi decidere se aggiornare l’anagrafica oppure lasciarla com’è.
Se invece manca l’indirizzo, myPedro chiede di completarlo prima di trasformare quella riga in un cliente utilizzabile nei giri.
Non è necessario fare tutto in una sera.
Il file rimane disponibile per 90 giorni dall’ultima apertura e l’importazione riparte dal punto in cui era stata lasciata. Si può iniziare dal computer, fermarsi e continuare anche dal telefono.
Ed è forse questa la parte più importante del nuovo sistema.
myPedro non prende un vecchio Excel e decide che tutto quello che trova deve diventare un cliente.
Ti aiuta a leggerlo, segnala quello che non torna, trova le aziende che potrebbero essere già presenti e mette i dati davanti a chi li conosce.
Poi la scelta resta a chi sta importando.
Per vedere cosa succede una volta che un’azienda è entrata, dalla scheda cliente alla mappa e ai giri visita, c’è la pagina Clienti e prospect.
Nella pagina Integrazioni trovi invece i formati e le possibilità di importazione disponibili oggi.
La squadra che costruisce myPedro
Scriviamo gli aggiornamenti per raccontare che cosa cambia nel lavoro sul territorio, con i limiti di ogni funzione scritti accanto.
Domande
Domande su questo argomento.
Non serve riordinarlo, ma conviene controllare tre cose: i titoli delle colonne nella prima riga, i clienti in un foglio solo e nessuna riga di totali in fondo. Il resto si decide durante l’importazione: le colonne che non servono restano fuori, le aziende che non vuoi restano nel file.
Le righe con lo stesso codice gestionale di un cliente presente diventano aggiornamenti: vedi che cosa cambia e decidi una volta sola se applicarli. Quelle che somigliano a un cliente per partita IVA, telefono, email, nome o indirizzo te le mostra affiancate, con il motivo scritto, e decidi tu se è la stessa azienda o un’altra.
Sì. L’importazione funziona su tutti e due, e il file letto resta come archivio per 90 giorni dall’ultima volta che lo apri. Riprendi da dove eri, con le scelte già fatte, senza rileggere il file.
