La settimana ha due tipi di giornata, e si decidono insieme
Quando si organizza la settimana di un agente di commercio, la prima cosa da decidere non dovrebbe essere quale cliente vedere lunedì mattina. Prima viene una scelta più semplice: quali giorni saranno sul territorio e quali invece serviranno per stare in sede. Le giornate di visita si costruiscono attorno ai clienti; quelle in ufficio servono per tutto quello che dalla macchina si fa male o si rimanda continuamente: offerte, ordini, riunioni, telefonate, preparazione dei campioni e organizzazione dei giorni successivi.
Venerdì pomeriggio Giulia guarda la settimana dopo. Martedì e mercoledì sarà in provincia, giovedì ha due clienti fuori zona e lunedì deve essere in sede per la riunione della rete. Sul calendario, però, il lunedì appare ancora libero. Alle sei del pomeriggio arriva la richiesta di un cliente: «Riesci a passare lunedì mattina?». Quello spazio sembra disponibile e viene naturale dire di sì.
In realtà lunedì non era libero. Semplicemente, nessuno lo aveva scritto. È così che il lavoro di ufficio scivola facilmente a fine giornata, alla sera oppure al venerdì pomeriggio. Non perché sia meno importante, ma perché è il primo impegno che non ha un cliente dall’altra parte pronto a chiedere conferma.
Il lavoro amministrativo e di preparazione occupa una parte reale della settimana di chi vende. Non serve stabilire una percentuale valida per tutti per capirlo: basta guardare una settimana normale. Se quel tempo serve, deve avere un posto nel piano esattamente come una visita.
Giorni in ufficio e giorni sul campo: prima si segnano, poi si riempiono
Una buona pianificazione parte dalle cose che sappiamo già. Se il lunedì mattina c’è la riunione commerciale, se il venerdì si chiudono gli ordini o se una volta al mese serve un pomeriggio con l’amministrazione, quei momenti vanno messi in agenda prima delle visite.
Non esiste una settimana tipo valida per tutti. Per qualcuno può funzionare un giorno intero in sede e quattro sul territorio. Chi segue una zona molto ampia può preferire concentrare tutto il lavoro d’ufficio in una sola giornata. Chi lavora vicino alla sede può distribuire queste attività in due mezze giornate.
La regola utile è un’altra: decidere prima.
Conviene segnare i giorni in sede nel calendario che si usa davvero per pianificare, così sono visibili anche quando arrivano nuove richieste di appuntamento. Poi si può assegnare a quelle giornate un elenco breve di attività: preparare le offerte, controllare gli ordini, parlare con l’amministrazione, ritirare campioni, sistemare le note lasciate durante la settimana.
Se un cliente chiede un appuntamento proprio quel giorno, si può sempre cambiare idea. Ma è diverso scegliere di spostare una giornata in ufficio rispetto a scoprrirsi liberi solo perché non era stata segnata.
Se una giornata serve per lavorare in sede, deve comparire nel piano prima che qualcuno occupi quello spazio.
Anche il giorno in sede ha chilometri, una partenza e una chiusura
Una giornata in ufficio sembra una giornata ferma. Per chi deve raggiungere la sede, però, inizia comunque con una partenza e finisce con un rientro. Ci sono chilometri, un contachilometri di partenza e uno di arrivo, esattamente come quando si va dai clienti.
Se quei chilometri non vengono registrati subito, alla fine del mese diventano difficili da ricostruire. Questo non significa automaticamente che debbano essere rimborsati. Il tragitto casa-sede e una trasferta commerciale non sono la stessa cosa e il trattamento dipende dal contratto, dall’auto utilizzata e dalle regole dell’azienda.
Il dato però resta utile. Serve a chi guida per sapere quanti chilometri percorre davvero l’auto e all’amministrazione per applicare le regole previste quando prepara il rendiconto e i rimborsi del mese.
Anche la fine della giornata merita di essere registrata. In sede è facile perdere il senso dell’orario: si finisce una riunione, arriva una telefonata, resta un ordine da controllare. Chiudere la giornata quando si rientra a casa, con l’ultima lettura del contachilometri, mantiene lo stesso metodo usato nei giorni sul territorio. Ne abbiamo parlato anche nell’articolo sul diritto di finire la giornata.
Quando la sede è la prima o l’ultima tappa del giro
Ci sono poi giornate che non sono completamente in sede e nemmeno completamente sul territorio. Magari si passa in ufficio al mattino prima di partire, oppure si rientra in azienda alla fine di un giro per lasciare materiale, documenti o campioni.
Si passa in sede e poi si parte
Andrea deve ritirare dei campioni arrivati in magazzino e firmare due ordini. Entra in sede alle otto, sistema quello che serve e alle dieci parte verso il primo cliente. In questo caso la sede non è semplicemente il luogo in cui lavora: è la prima tappa della giornata.
Questo cambia il giro. Gli orari delle visite devono partire dal momento in cui Andrea lascia davvero la sede, non dall’ora teorica in cui sarebbe partito da casa. Anche i chilometri seguono quel percorso. Se la tappa in azienda non viene considerata, il piano può indicare una prima visita mentre Andrea è ancora alla scrivania.
Si chiude il giro in sede
Può succedere anche il contrario. Giulia rientra da due giorni fuori zona e, prima di andare a casa, passa in azienda per consegnare documenti firmati e materiale. In quel caso la sede è l’ultima tappa del giro.
Inserirla nel percorso permette di avere un orario di rientro più realistico e di evitare che a fine giornata compaiano chilometri o deviazioni che il piano iniziale non aveva considerato.
La domanda da farsi è molto semplice: oggi la sede fa parte del percorso? Se sì, entra nel giro come prima o ultima tappa. Se invece tutta la giornata si svolge in ufficio, allora è una giornata in sede e non un giro visite.
Che cosa fa myPedro con i giorni in sede, e che cosa no
Con l’aggiornamento del 24 settembre, i giorni in ufficio entrano direttamente nella Pianificazione di myPedro. C’è una voce chiamata «Giorni in sede»: si apre il calendario del mese, si scelgono uno o più giorni e si salva. La funzione è disponibile sia dal telefono sia dal computer.
Quando una giornata è segnata come giorno in sede, myPedro non propone di riempirla con un giro. Se su quella data esiste già un giro confermato, invece, non può essere indicata come giornata in ufficio. In questo modo le due cose restano distinte fin dall’inizio.
Quando arriva quel giorno, «Oggi» porta la persona verso la sede. Alla partenza chiede i chilometri, che possono essere inseriti fotografando il cruscotto, scrivendoli a mano oppure riprendendo l’ultima lettura disponibile. Se il valore letto dalla foto non è corretto, può essere modificato prima di salvarlo.
Prima di partire, se ci sono note ancora aperte con attività da ricordare, myPedro può riproporle. È un momento utile soprattutto nelle giornate in sede, perché molte di quelle attività sono proprio cose rimandate durante i giri: una telefonata, un’offerta da mandare, un ordine da controllare.
A fine giornata si registrano di nuovo i chilometri e si chiude il giorno come si farebbe dopo un giro. myPedro non imposta una durata della giornata in ufficio e non decide a che ora debba terminare: registra semplicemente quando inizia e quando viene chiusa.
La sede può entrare anche nella Pianificazione di un giro normale, come prima o ultima tappa. Questo serve quando la giornata parte dall’azienda oppure quando è necessario tornarci prima del rientro.
I chilometri registrati nel giorno in sede finiscono nella parte chilometrica della nota spese. Non vengono sommati automaticamente alle altre spese. Se l’auto è personale e nell’anagrafica è stato indicato un costo al chilometro, possono generare un importo; con un’auto aziendale restano semplicemente chilometri registrati.
Per poter usare questa funzione serve naturalmente sapere dove si trova la sede. myPedro prende l’indirizzo dall’anagrafica dell’azienda. Se manca, il titolare può completarlo dal computer nella sezione Azienda, Anagrafica. Serve inoltre una base di partenza impostata in «I miei luoghi», così il sistema sa da dove parte il percorso.
Un giorno in sede può essere tolto dal calendario finché non è iniziato. Se si vuole spostarlo, si elimina dalla data prevista e se ne sceglie un’altra. Una volta iniziato e registrato con i suoi chilometri, invece, resta nello storico perché è diventato parte del registro della giornata e dell’auto.
Anche il titolare lo vede in modo diverso. In Controllo quella persona risulta «in sede», non in giro. myPedro però non registra quali attività vengono svolte durante le ore in ufficio e non stabilisce se il tragitto verso la sede debba essere rimborsato. Queste restano decisioni della persona, dell’azienda e delle regole applicate al rapporto di lavoro.
L’obiettivo è più semplice: far comparire nella settimana anche il lavoro che non avviene davanti a un cliente, invece di trattarlo come tempo libero fra una visita e l’altra.
Per vedere invece come la sede può entrare dentro una giornata sul territorio, c’è la pagina dedicata a come si pianifica il giro visite.
