Giro visite di più giorni: quando il piano cambia a metà trasferta

In trasferta, ogni sera decide la mattina dopo

Un giro di più giorni non è semplicemente una serie di giornate messe una dopo l’altra.

Le giornate sono collegate.

Il punto in cui finisci oggi è quello da cui, molto probabilmente, ripartirai domani. Per questo una visita anticipata, un appuntamento cancellato o un hotel diverso possono avere effetti anche sulla giornata successiva.

Facciamo un esempio.

È martedì, primo giorno di una trasferta di tre giorni. Giulia ha appena concluso la seconda visita a Brescia. La sera dormirà a Verona e il giorno dopo ha quattro appuntamenti tra Verona e Vicenza.

Alle due del pomeriggio la chiama un cliente previsto per giovedì.

«Riesci a passare oggi? Giovedì non ci sono.»

La prima risposta potrebbe essere: «Va bene, arrivo».

Ma prima di confermare c’è qualche conto da fare.

A che ora finirà la giornata? A che ora arriverà in hotel? Ha ancora senso dormire nello stesso posto? E giovedì, tolta quella visita, cosa succede al resto del giro?

Quella visita non si è semplicemente spostata.

Ha modificato una parte di martedì e una parte di giovedì. E, in mezzo, potrebbe aver cambiato anche la notte.

In un giro di un solo giorno un imprevisto può costare un’ora. In una trasferta di più giorni può cambiare anche la sera e la mattina successiva.

L’hotel non è logistica: è la cerniera del giro

Chi studia i problemi di ottimizzazione dei percorsi conosce bene questo meccanismo.

Esiste anche una variante del classico problema del commesso viaggiatore in cui il percorso viene diviso su più giornate e bisogna decidere dove pernottare. Ogni giornata deve stare dentro un tempo di lavoro ragionevole e il punto in cui termina una giornata diventa quello da cui parte la successiva.

Nella vita di un commerciale significa una cosa molto semplice: l’hotel non si sceglie guardando soltanto dove finisce la giornata di oggi.

Bisogna guardare anche dove comincia quella di domani.

Un hotel molto comodo per l’ultima visita della sera può diventare una pessima scelta se il primo cliente della mattina successiva si trova quaranta minuti nella direzione opposta.

Il tempo risparmiato la sera si ripaga il giorno dopo.

Pernottare fuori o rientrare a casa

A fine giornata capita spesso di fare questo conto: dormo fuori o torno a casa?

La distanza conta, naturalmente. Ma non è l’unica cosa da considerare.

Contano anche l’ora, la stanchezza e le ore già passate al volante. L’Osservatorio europeo sulla sicurezza stradale segnala da tempo quanto la guida dopo molte ore di veglia possa aumentare il rischio di incidente.

Se la giornata è iniziata alle sei del mattino e il rientro previsto è alle undici di sera, aggiungere altre ore di guida non è necessariamente la scelta migliore.

A volte dormire fuori è semplicemente la soluzione più sensata.

La decisione resta sempre di chi guida. Un buon piano serve a rendere visibili le conseguenze delle diverse possibilità, non a decidere al posto suo.

Tre cambi che sembrano piccoli e toccano due giornate

Durante una trasferta gli imprevisti cambiano, ma il ragionamento è quasi sempre lo stesso: bisogna guardare la giornata di oggi, quella successiva e il punto in cui si passa dall’una all’altra.

Il cliente di giovedì vuole oggi

La visita entra nel pomeriggio di oggi.

Questo può significare arrivare più tardi in hotel, cambiare percorso oppure scegliere un pernottamento diverso.

In compenso giovedì si libera spazio. Magari si riesce a rientrare prima. Oppure rimane semplicemente un buco da utilizzare per un altro cliente.

Un cliente annulla a metà giornata

Si libera un’ora.

La prima idea è spesso cercare qualcosa da aggiungere: un cliente vicino, un prospect in zona, una visita che non era prevista.

Ma c’è anche un’altra possibilità: anticipare una visita del giorno successivo.

Non sempre bisogna riempire una giornata aggiungendo lavoro. A volte conviene usare quell’ora per alleggerire quella dopo.

L’hotel di stasera non va più

Può succedere perché è pieno oppure perché, dopo aver cambiato il giro, si trova ormai dalla parte sbagliata.

A quel punto non basta cercare l’hotel più vicino all’ultima visita.

Bisogna controllare anche dove si trova la prima visita del mattino dopo.

Dieci chilometri risparmiati la sera possono diventare venti chilometri in più la mattina.

In nessuno di questi casi il piano iniziale era necessariamente sbagliato.

È cambiata la giornata.

È lo stesso principio che raccontiamo parlando di un giro visite che non fa da autopilota: myPedro può proporre un piano, ma chi è sul territorio deve poterlo cambiare quando la realtà cambia.

Prima di dire sì al cliente, guarda la sera e la mattina dopo

Quando un cliente chiama, viene naturale rispondere subito e sistemare il giro in un secondo momento.

Meglio fare il contrario.

Prima controllare cosa succede. Poi confermare.

Non servono grandi calcoli. Bastano alcune domande.

• Se possibile, chiedi un’alternativa. «Oggi pomeriggio o domani mattina?» ti lascia due possibilità invece di una.
• Guarda a che ora finiresti la giornata e quando arriveresti in hotel.
• Controlla da dove ripartirai la mattina successiva.
• Verifica gli appuntamenti con un orario preciso: quelli non possono semplicemente scorrere insieme agli altri.
• Solo a quel punto conferma il cambio al cliente.

C’è poi un altro imprevisto molto comune che non arriva con una telefonata: partire tardi.

Se la partenza prevista era alle 7:45 e si esce dall’hotel alle 8:20, quei trentacinque minuti non spariscono. Si portano dietro tutte le visite successive e, alla fine, anche l’ora di arrivo della sera.

Per questo un giro utile deve seguire quello che sta succedendo davvero, non continuare a comportarsi come se la giornata fosse partita esattamente secondo il programma.

Che cosa fa adesso «Oggi», e dove si ferma

In myPedro un giro di più giorni parte da «Pianifica il giro».

Puoi scegliere fino a sette giornate, anche non consecutive, e indicare per ogni notte se prevedi un hotel oppure il rientro a casa.

Dal 24 settembre anche la schermata «Oggi» sul telefono continua a seguire il giro nelle giornate successive.

Non vedi più soltanto quello che succede oggi.

Le giornate successive compaiono sotto quella corrente, ognuna con le proprie tappe e con l’indicazione della sera: «In hotel», con il nome della struttura, oppure «Rientro a casa».

Le tappe si possono riordinare. Dentro la stessa giornata le frecce cambiano l’ordine delle visite e salvano subito la modifica, con la possibilità di annullarla.

Se invece una visita deve passare in un altro giorno, myPedro chiede in quale giornata vuoi spostarla. Prima di salvare mostra cosa cambia negli orari di entrambe le giornate.

Se si libera un’ora, per esempio dopo l’annullamento di una visita, myPedro controlla anche le tappe previste nei giorni successivi. Tra le possibilità compare «Anticipa una tappa del giro», così una visita di domani può prendere il posto di quella saltata oggi.

Anche l’hotel della sera può cambiare.

Toccando la voce della notte si apre «Stanotte». Puoi scegliere un hotel già usato, uno dei preferiti oppure cercarne uno nuovo vicino alla zona in cui terminerà realmente la giornata.

Prima di confermare, myPedro mostra l’orario previsto di arrivo e cosa succede alla prima visita della mattina successiva.

Infine c’è l’ora vera di partenza.

Quando inizi il giro, gli orari delle visite vengono ricalcolati partendo dal momento in cui sei effettivamente partito. Se esci più tardi del previsto, il piano si adegua.

L’idea è semplice: prima di spostare una visita o cambiare hotel, devi poter vedere cosa succede dopo.

Se myPedro non riesce a calcolare un nuovo orario, lo segnala. Non prova a riempire il vuoto con una stima inventata.

Ci sono comunque dei limiti.

Una visita già conclusa o in corso non può essere spostata. Una giornata già terminata non può ricevere nuove tappe.

Lo spostamento di una visita da un giorno all’altro e il cambio dell’hotel richiedono inoltre una connessione. Il riordino delle visite all’interno della stessa giornata può invece aspettare e sincronizzarsi quando torna la rete. Abbiamo raccolto le differenze nella pagina dedicata al lavoro offline.

Quando cerchi un nuovo hotel, myPedro utilizza Google e mostra le informazioni utili per decidere dove fermarti: nome, zona e distanza. Non mostra prezzi o stelle e non effettua prenotazioni.

La prenotazione resta nelle mani di chi viaggia.

C’è infine una cosa importante da ricordare: myPedro conosce l’orario previsto di una visita, ma non può sapere se hai promesso personalmente a un cliente di essere lì esattamente alle 10:30. Quando sposti il giro, quell’impegno va quindi sempre controllato nell’anteprima.

Tutte le modifiche vengono salvate nel giro. Se in azienda qualcuno può vedere anche i percorsi degli altri agenti, troverà il piano già aggiornato.

Per vedere invece come si prepara una trasferta dall’inizio, c’è la pagina dedicata a Giri e visite.